Für Wohngruppen der Jugendhilfe
Die Dokumentation Ihrer Wohngruppe. In einer App.
Schichtübergaben, Taschengeld mit Beleg, Verfahrensfristen und Pläne: Gruppenzentrale bündelt den Gruppenalltag an einem Ort. Und alle Daten bleiben auf den Geräten Ihrer Einrichtung.
Der Gruppenalltag
Drei Fragen, die jeden Tag neu gestellt werden
„Was war in der Frühschicht los?“
Wichtige Punkte stehen auf Zetteln, in irgendeinem Chat oder im Kopf der Kollegin, die längst Feierabend hat. Bei der nächsten Schicht fehlt der halbe Kontext.
„Wo steht das Taschengeld?“
Auf Nachfrage oder bei einer Prüfung muss jede Buchung nachvollziehbar sein. Zettelhaufen und Tabellen, die niemand pflegt, gehen da nicht durch.
„Bis wann war nochmal der Termin?“
Hilfeplan-Gespräch, Widerspruchsfrist, Elterntelefonat: Absprachen gehen zwischen den Schichten verloren. Genau dann, wenn es darauf ankommt.
Gruppenzentrale bündelt all das an einem Ort. Gebaut für die Fachkraft, die zwischen Tür und Angel dokumentiert.
Module
Was Gruppenzentrale kann
Sechs Module, die im Alltag einer Wohngruppe zusammengehören. Jede Eingabe ist mit Fachkraft und Zeitstempel protokolliert.
Übergaben
Das Schichtbuch
Was war los, was ist offen, was kommt wieder. Offene Punkte bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind. Was liegen blieb, kommt per Wiedervorlage zum gesetzten Datum zurück.
Protokoll als PDF · Tags · Bezug zur Gruppe
Kassenbuch
Taschengeld mit Beleg
Einnahmen und Ausgaben je Jugendlicher, jede Buchung mit Belegfoto. Korrekturen laufen über Storno mit Begründung, statt dass etwas überschrieben wird.
Monatsabschluss als PDF · Sammelabschluss · Bilanzen
Verfahren
Verfahren und Fristen
Hilfeplan, Anträge, Bescheide: jedes Verfahren mit Chronologie, Nachweisen und Fristen. Sie setzen die Fristen, das Dashboard erinnert daran.
Verfahrensübersicht als PDF · Historie · Statuswechsel
Pläne
Putzplan und Stundenpläne
Putzplan mit Wochenrotation und Neuverteilung, wenn jemand auszieht. Stundenpläne für Woche und Tag, Zimmerbelegung mit Auszugsdatum.
Aushänge als PDF · Heute-Ansicht · Neuverteilung
Team
Rollen und Rechte
Leitung, Verwaltung, Kasse, Fachkraft: jede Rolle sieht, was ihre Arbeit braucht. Eigene PIN pro Person, automatische Sperre, jede Eingabe protokolliert.
Vier Rollen · PIN-Schutz · Lückenloses Log
Übersicht
Dashboard und To-dos
Der Schichtbeginn auf einen Blick: fällige Wiedervorlagen, offene Fristen, überfällige Aufgaben. To-dos lassen sich direkt aus einer Übergabe ableiten.
Anstehende Termine · Zuständigkeiten · Verkettungen
Einblicke
So sieht der Arbeitsalltag aus
Echte Ansichten aus der App, mit Beispieldaten einer Wohngruppe.
Datenhaltung
Sozialdaten bleiben bei Ihnen.
Gruppenzentrale läuft auf den Geräten Ihrer Einrichtung. Kein Cloud-Speicher, keine Plattform, keine Datenübertragung an Dritte.
- Lokale Speicherung auf dem Gerät, kein Serverbetrieb
- Backups verschlüsselt als Datei, exportierbar auf USB-Stick oder Netzlaufwerk
- Vollständige Löschung aller Daten in einem Schritt
- Gerätewechsel über verschlüsselten Backup-Import, auch am neuen Gerät vor dem ersten Login
- Offline nutzbar, als App installierbar auf Tablet, Laptop und PC
Der Grundsatz
Die Dokumentation gehört der Gruppe. Nicht einer Plattform.
Einführung
In drei Schritten startklar
01
Einrichtung benennen, Leitung anlegen.
Der Ersteinrichtungs-Assistent fragt nur, was gebraucht wird: Name der Einrichtung, Leitungsaccount, weitere Rollen.
02
Team einladen, Alltag dokumentieren.
Übergaben, Buchungen, Verfahren: Die Gruppe arbeitet ab dem ersten Tag strukturiert, ohne Schulungsaufwand.
03
Backups sichern, Historie vorhalten.
Der monatliche Export ist verschlüsselt. Beim Hilfeplan-Gespräch liegt jede Historie vor, bei der Prüfung jeder Nachweis.
Für wen
Gebaut für die stationäre Jugendhilfe
- Sozialpädagogische Wohngruppen und Tagesgruppen
- Träger und Einrichtungen, die Datenschutz ernst nehmen, nicht erst seit der letzten Prüfung
- Gruppenleitungen und Teams, die zwischen den Schichten dokumentieren
Gruppenzentrale ist ein neues Produkt. Wir entwickeln es mit Pilotgruppen weiter, mit dem Feedback der Fachkräfte, die es täglich nutzen.
Sehen Sie Gruppenzentrale im Einsatz.
Demo mit dem Produktautor, in Ihrer Einrichtung oder per Video. Oder sprechen Sie mit uns über eine Pilotgruppe.
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